Dobrze skonstruowana umowa najmu mieszkania zabezpiecza interesy obu stron i stanowi skuteczne narzędzie do egzekwowania swoich praw. Co powinna zawierać i jak interpretować jej zapisy? Wyjaśniamy wszystkie kwestie na wzorze dokumentu.

Umowę najmu tradycyjną można zawrzeć ustnie, jak i pisemnie, ale najem okazjonalny wymaga spisania dokumentu.
Umowa najmu musi zawierać: miejsce i datę jej sporządzenia, dane stron, opis wynajmowanego mieszkania, czas trwania najmu, wysokość czynszu i termin jego płatności, prawa i obowiązki stron, wysokość kaucji, warunki wypowiedzenia umowy i podpisy stron.
Przygotowaliśmy darmowy uniwersalny wzór umowy najmu do pobrania.

Umowa najmu mieszkania – co daje jej sporządzenie?

Polskie prawo przewiduje wprawdzie możliwość zawierania umów w formie ustnej, jednak takie rozwiązanie stosuje się zwykle w przypadku bliskiej rodziny. W stosunku do obcych ludzi warto stosować zasadę ograniczonego zaufania i umowy wszelkiego rodzaju zawierać na piśmie. Korzyści ze sporządzenia pisemnej umowy jest wiele.

Po pierwsze, umowa najmu mieszkania zawiera dane najemcy i wynajmującego, co znacznie ułatwia dochodzenie swoich praw w sądzie lub zgłoszenie sprawy na policji. 

Po drugie, w umowie są zamieszczone kluczowe zapisy, taki jak: czas trwania najmu, wysokość czynszu i sposób jego opłacania, terminy płatności i zakres odpowiedzialności. Oznacza to, że jeśli jedna ze stron nie wywiąże się z umowy, wówczas druga ma dowód na to, aby wkroczyć na drogę sądową oraz tam dochodzić swoich roszczeń.

Po trzecie, w spisanej umowie najmu można zawrzeć zapisy, które zobowiązują najemcę do wykonywania określonych czynności. Na przykład, strony mogą ustalić, że najemca będzie informować właściciela o awariach lub korespondencji przychodzącej na jego nazwisko. Można również zastrzec prawo właściciela do kontroli stanu technicznego mieszkania – jednak tylko po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z najemcą.

Po czwarte, spisane ustalenia są realne, w każdej chwili umowę można przeczytać i przypomnieć sobie uzgodnione zasady najmu. W przypadku ustnych porozumień trzeba polegać na swojej pamięci, a ta bywa ulotna. Poza tym każda ze stron może pamiętać co innego, a udowodnienie swoich racji w takiej sytuacji będzie praktycznie niemożliwe. Poszkodowanej stronie pozostaje jedynie powołać się na przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, a w sprawach nieuregulowanych – na przepisy Kodeksu cywilnego.

Są to oczywiście przykłady. Najważniejsze, aby pamiętać o tym, iż dokładne spisanie wszystkich ustaleń w umowie najmu są podstawą do rozstrzygania wszelkich sporów.

Co powinna zawierać umowa najmu mieszkania?

Zapisy umowy najmu mieszkania dzielimy na obligatoryjne i opcjonalne.

Wśród tych, które muszą znaleźć się w dokumencie wymienia się:

miejsce i datę zawarcia umowy;
dane stron umowy;
informacje o przedmiocie najmu;
czas trwania umowy;
wysokość czynszu, opłat za media i sposób oraz termin ich płatności;
prawa i obowiązki najemcy i wynajmującego;
wysokość kaucji;
warunki wypowiedzenia umowy;
podpisy stron.

Jako fakultatywne zapisy umowy postrzega się te, które dodatkowo ustalają między sobą strony umowy, np.:

możliwość palenia w mieszkaniu;
trzymanie zwierząt w lokalu;
wprowadzania zmian w wystroju nieruchomości.

W przypadku umowy najmu okazjonalnego najemca musi obowiązkowo dostarczyć trzy załączniki:

oświadczenie sporządzone w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się dobrowolnej egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia i wydania najmowanego lokalu;
wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania;
oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu wskazanego przez najemcę o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących (na żądanie wynajmującego podpis osoby pod tym oświadczeniem może zostać poświadczony notarialnie).

Zasadniczo do umowy najmu każdego rodzaju powinien być dołączony protokół zdawczo-odbiorczy, który stanowi podstawę do rozliczeń po zakończeniu umowy i ewentualnych roszczeń i potrąceń z kaucji.

Co zawrzeć w umowie najmu mieszkania?

Wzór umowy najmu mieszkania

W porozumieniu z naszymi ekspertami stworzyliśmy uniwersalny wzór umowy najmu mieszkania. Darmowy wzór można też pobrać w formacie pdf.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego

 

Zawarta w dniu ………………… r. w ……………… pomiędzy:

1) …………………………, zamieszkałą / zamieszkałym w ……………………. przy ul.

………………, legitymującą się dowodem osobistym ………………………, zwaną/zwanym

dalej Wynajmującym,

a

2) ………………………………., zamieszkałą / zamieszkałym w ………………………, ul.

…………………, legitymującą/legitymującym się dowodem osobistym …………………………., zwaną/zwanym dalej Najemcą,

o treści następującej:

§1

Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem/właścicielką lokalu mieszkalnego o pow.

……………….m kw., składającego się z ………………. pokoi, przedpokoju, łazienki i kuchni,

położonego w …………………… przy ul. …………………………………..

§2

Wynajmujący oddaje Najemcy do używania ww. lokal wraz z wyposażeniem (lista

przedmiotów zostaje załączona do niniejszej umowy w formie załącznika).

§3

Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony/oznaczony na okres ….. lat/miesięcy.

§4

Najemca zobowiązuje się do zapłaty Wynajmującemu czynsz najmu w wysokości

………………….. (słownie: ……………..) zł miesięcznie. Czynsz będzie płatny z góry

w terminie do …………….. każdego miesiąca.

§5

Opłaty za wodę, gaz, c.o. i energię elektryczną pokrywa Najemca.

§6

Najemca zobowiązuje się do wykorzystywania lokalu wyłącznie na cele mieszkaniowe.

§7

Wydanie lokalu Najemcy nastąpi w dniu ……… .

§8

W kwestii wypowiedzenia niniejszej umowy zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego

oraz ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy

i o zmianie Kodeksu cywilnego.

§9

Po ustaniu stosunku najmu Najemca zobowiązany jest zwrócić lokal Wynajmującemu w stanie niepogorszonym.

§10

Dla zabezpieczenia roszczeń Wynajmującego z tytułu czynszu najmu oraz z tytułu naprawienia ewentualnych szkód – Najemca wpłaca kaucję w wysokości ……………….. (słownie: ………………) zł, co Wynajmująca potwierdza.

§11

W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają przepisy ustawy o ochronie praw

lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego oraz przepisy

Kodeksu cywilnego.

§12

Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§13

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Wynajmujący                                                                                                  Najemca

………………………………                                                                                            ………………………………

Załączniki:

Lista przedmiotów w lokalu.

Protokół zdawczo-odbiorczy.

Jak powinna wyglądać umowa najmu mieszkania?

Omówienie wzoru umowy najmu mieszkania

Jeśli chcesz mieć pewność, że twoja umowa najmu naprawdę cię chroni, zobacz, co dokładnie warto w niej zawrzeć, by uniknąć stresu i niejasności.

Miejsce i data zawarcia umowy

Umowa powinna być opatrzona nagłówkiem, który wskazuje, jaki jest to rodzaj dokumentu. W naszym przypadku jest to umowa najmu lokalu mieszkalnego. Zaraz pod nim wpisujemy datę (dzień, miesiąc i rok) i miejsce zawarcia umowy (miasto).

Określenie stron umowy

Kolejnym, niezbędnym elementem są dane identyfikacyjne stron umowy. Zarówno wynajmujący (właściciel nieruchomości), jak i najemca (osoba, która będzie odpłatnie zamieszkiwać lokal) muszą wpisać swoje:

imię i nazwisko,
numer PESEL,
serię i numer dowodu tożsamości.

W przypadku firm należy podać: nazwę, adres siedziby i NIP.

Opis lokalu mieszkalnego

Następna część umowy najmu mieszkania dotyczy opisu lokalu. Obejmuje ona:

oświadczenie, w którym wynajmujący przyznaje, że jest prawnym właścicielem mieszkania, które oddaje pod najem;
opis stanu technicznego i wyposażenia mieszkania.

Jeśli właściciela lub właścicieli reprezentuje pełnomocnik, powinien on przedstawić notarialnie poświadczone pełnomocnictwo do zawierania umów najmu. 

Informacje o przedmiocie umowy najmu muszą zawierać:

dokładny adres;
powierzchnię użytkową lokalu;
liczbę pokoi;
informacje o dodatkowych pomieszczeniach przynależnych do mieszkania, z których może korzystać lokator, np.: balkon, taras, piwnica, strych, miejsce postojowe;
wyposażenie lokalu (meble, sprzęt RTV i AGD);
ewentualne wady, np. uszkodzone płytki, brak półki w szafie itp.

Przed wydaniem mieszkania wynajmujący powinien przygotować protokół zdawczo-odbiorczy, w którym zostanie dokładnie opisany stan lokalu mieszkalnego oraz jego wyposażenie.

Czas trwania umowy

W umowie najmu lokalu mieszkalnego należy zapisać czas trwania umowy: określony lub nieokreślony. Jeśli pominiemy ten podpunkt, przyjmuje się, że umowa została zawarta na czas nieoznaczony.

Jeśli dojdzie do sytuacji, kiedy termin umowy najmu mieszkania minął, a najemca dalej korzysta z lokalu, płacąc czynsz i pozostałe opłaty, a wynajmujący się temu nie sprzeciwia, uważa się, że umowa wciąż trwa. Z tą różnicą, że teraz ma ona formę ustną na czas nieokreślony.

Informacja o wysokości czynszów i opłat

Sporządzając umowę najmu mieszkania, zwróćmy uwagę, aby wymienić i dokładnie opisać:

opłaty, jakie musi płacić najemca;
wysokość czynszu i innych zobowiązań;
częstotliwość opłacania należności;
sposób regulowania płatności (gotówka, przelew na konto).

Do opłat za wynajem mieszkania należą czynsz najmu, czyli opłata za użytkowanie lokalu, oraz opłaty eksploatacyjne:

czynsz administracyjny odprowadzany do wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej, obejmuje on m.in. koszty zarządzania nieruchomością, wywóz śmieci i zaliczki na c.o. oraz wodę;
opłaty za zużyte media: energię elektryczną, gaz, wodę, ogrzewanie;
koszty za internet i telewizję kablową.

Opłaty eksploatacyjne zależą od bieżącego zużycia, dlatego w umowie najmu nie zamieszcza się konkretnej kwoty.

Przekazanie lokalu

Strony umowy powinny ustalić i zapisać, kiedy mieszkanie zostanie przekazane najemcy. Może to nastąpić w dniu podpisywania umowy lub w innym, określonym terminie.

Prawa i obowiązki najemcy i wynajmującego

Obowiązki i prawa wynajmującego oraz najemcy określają przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów. Jednak strony mają prawo ustalić między sobą odmienne warunki, o ile one nie ograniczają lub eliminują całkowicie ustawowych praw. Natomiast, jeśli w umowie nie określimy praw i obowiązków, strony będą zobligowane do przestrzegania wytycznych zawartych w ustawie.

Zasadniczo wynajmujący m.in.:

ustala wysokość czynszu za wynajem mieszkania i dodatkowych opłat za ewentualne opóźnienia w płatnościach;
sporządza protokół zdawczo-odbiorczy;
zapewnia porządek, czystość pomieszczeń oraz sprawnie działające urządzenia i instalacje, które znajdują się w mieszkaniu i są przekazywane do użytku najemcy;
naprawia budynek, jego pomieszczenia i urządzenia niezależnie od przyczyn (z tym że najemcę obciąża obowiązek pokrycia strat, które powstały z jego winy);
pobiera kaucję za wynajem mieszkania;
podnosi wysokość czynszu za wynajem.

Z kolei do obowiązków i praw najemcy należą:

terminowe płacenie czynszu,
powiadomienie o usterkach i potrzebie naprawy lub remontu,
udostępnienie mieszkania właścicielowi,
wprowadzanie zmian w mieszkaniu za zgodą właściciela,
ubieganie się o obniżenie czynszu lub wypowiedzenie umowy przez znaczące wady lokalu.

Wypowiedzenie umowy

Zgodnie z prawem, zarówno wynajmujący, jak i najemca mają prawo wypowiedzieć umowę najmu. Jeśli jest ona zawarta na określony czas, to taka opcja powinna być zapisana w umowie.

W zasadzie właściciel, zgodnie z art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów, może wypowiedzieć umowę, gdy najemca:

korzysta z mieszkania niezgodnie z umową,
podnajmuje mieszkanie bez zgody wynajmującego,
nie płaci czynszu przez co najmniej trzy miesiące.

Z kolei lokator może wypowiedzieć umowę tylko z ważnych przyczyn, np. utraty pracy oraz w sytuacjach ustalonych z wynajmującym.

W przypadku najmu na czas nieoznaczony strony mogą wypowiedzieć umowę z zachowaniem terminów określonych w umowie lub – jeśli ich nie wskazano – terminów wynikających z przepisów. Przy najmie na czas oznaczony możliwość wcześniejszego wypowiedzenia jest natomiast co do zasady uzależniona od przypadków przewidzianych w umowie lub przepisach prawa.

Kaucja zwrotna

Najpopularniejszym zabezpieczeniem stosowanym przy umowie najmu jest kaucja przekazywana właścicielowi mieszkania przez najemcę przy podpisywaniu umowy. Są to środki na poczet ewentualnych zniszczeń w mieszkaniu lub nieterminowych płatności.

Przyjętą praktyką rynkową jest pobieranie kaucji w wysokości miesięcznego czynszu. Jeśli zakończenie umowy przebiegnie bezproblemowo, kaucja wraca do najemcy w ciągu 30 dni od zakończenia najmu.

Postanowienia końcowe

Na końcu umowy powinny znaleźć się zapisy informujące o tym, że:

kwestie nieuregulowane umową rozstrzygane są na podstawie ustawy o ochronie praw lokatorów i Kodeksu cywilnego;
wszystkie zmiany w umowie muszą być sporządzone na piśmie i wymagają zgody obu stron;
umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron;
załączniki są integralną częścią umowy.

Podpisy

Ważnym elementem umowy są własnoręczne podpisy najemcy i wynajmującego, które potwierdzają, że strony rozumieją i zgadzają się dobrowolnie na wszystkie zapisy.