Wiele osób prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) z domu – graficy, programiści, konsultanci, terapeuci online. Wynajmowane mieszkanie może być jednocześnie siedzibą firmy, ale trzeba spełnić kilka warunków. Sprawdź, co musisz załatwić, zanim wpiszesz adres do CEIDG.

Czy można prowadzić firmę w wynajmowanym mieszkaniu?

Prowadzenie JDG w wynajmowanym lokalu jest w pełni legalne, ale przedsiębiorca wpisany do CEIDG ma obowiązek posiadać tytuł prawny do nieruchomości, której adres podaje w rejestrze. Ten wymóg wynika z art. 17 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. 2018 poz. 647 ze zm.). Umowa najmu może być tytułem prawnym do lokalu, ale jeśli została zawarta wyłącznie na cele mieszkaniowe, nie zawsze wystarczy do prowadzenia w mieszkaniu działalności. W takiej sytuacji potrzebna jest zgoda właściciela albo aneks do umowy, który dopuszcza wykorzystanie lokalu także na potrzeby firmy.

W związku z tym, czy właściciel może zabronić prowadzenia firmy w mieszkaniu? Niestety tak. Brak zgody może skutkować naruszeniem warunków umowy najmu, a w konsekwencji jej wypowiedzeniem. Co istotne, organ ewidencyjny nie weryfikuje tytułu prawnego na etapie rejestracji – oświadczenie składasz pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Co zrobić, żeby legalnie prowadzić firmę w wynajmowanym mieszkaniu?

Zanim złożysz wniosek do CEIDG, musisz mieć uregulowaną kwestię z właścicielem.

Uzyskaj pisemną zgodę właściciela na prowadzenie działalności pod adresem wynajmowanego lokalu. Najwygodniej zrobić to w formie aneksu do umowy najmu, który zmienia zapis o przeznaczeniu lokalu na „cele mieszkaniowo-usługowe”. Samo oświadczenie właściciela też wystarczy – ważne, żeby było podpisane. Przechowuj je na wypadek wezwania z urzędu.
Zarejestruj lub zaktualizuj dane w CEIDG. Jeśli zaczynasz działalność – podaj adres wynajmowanego mieszkania jako miejsce jej prowadzenia. Jeśli działalność już prowadzisz i dopiero teraz chcesz zarejestrować nowe miejsce – masz na to 7 dni od faktycznej zmiany.
Złóż oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu. Składa się je pod rygorem odpowiedzialności karnej, więc miej przy sobie umowę najmu i zgodę właściciela – nie musisz ich załączać do wniosku, ale musisz je posiadać.

Jak legalnie prowadzić firmę w wynajmowanym mieszkaniu?

Różnice między najmem prywatnym a komercyjnym

Najem prywatny dotyczy przede wszystkim korzystania z mieszkania w celach mieszkaniowych. Najem komercyjny lub mieszany pojawia się wtedy, gdy lokal ma służyć również działalności gospodarczej, np. jako biuro, gabinet albo miejsce przyjmowania klientów.

Przy JDG w mieszkaniu najczęściej nie trzeba zawierać typowej umowy najmu lokalu użytkowego, ale w umowie lub aneksie warto wskazać, czy działalność ma charakter wyłącznie biurowy i zdalny, czy będzie wiązała się z przyjmowaniem klientów.

Obowiązki właścicieli, którzy wynajmują mieszkanie dla przedsiębiorcy

Właściciel, który wyraża zgodę na prowadzenie działalności w swoim lokalu, przyjmuje na siebie dodatkowe obowiązki.

Pierwsza zmiana może dotyczyć podatku od nieruchomości. Jeżeli część mieszkania zostanie faktycznie zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej, właściciel może zapłacić od tej powierzchni wyższą stawkę podatku. Jednak konkretne stawki ustala rada gminy, dlatego trzeba sprawdzić lokalną uchwałę podatkową.

Druga zmiana dotyczy charakteru umowy najmu. Jeśli lokal ma służyć nie tylko do mieszkania, ale także do prowadzenia firmy, warto opisać to w umowie albo aneksie. To ważne, jeśli działalność będzie obejmowała np. przyjmowanie klientów, przechowywanie towaru lub wydzielenie stałej części lokalu na biuro czy gabinet. W takiej sytuacji zakres ochrony najemcy i obowiązki stron mogą wyglądać inaczej niż przy zwykłym najmie wyłącznie na cele mieszkaniowe.

Jakie obowiązki mają właściciele, którzy wynajmują mieszkanie przedsiębiorcy?

Prowadzisz firmę w wynajmowanym mieszkaniu? Sprawdź, jak rozliczyć koszty wynajmu w JDG

Prowadząc działalność w wynajmowanym mieszkaniu możesz część kosztów najmu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Podstawą jest proporcja powierzchniowa. Jeśli mieszkanie ma 60 m kw., a jeden pokój przeznaczony na biuro – 12 m kw., to do kosztów możesz wliczyć 20 proc. czynszu, mediów i innych opłat związanych z lokalem.

Tę samą proporcję stosuje się do rachunków za prąd, internet i ogrzewanie, jeśli są wspólne dla całego mieszkania. Warunkiem jest odpowiednie udokumentowanie – faktury lub rachunki wystawione na firmę lub przynajmniej opisane i przypisane do działalności.

Urząd skarbowy może zakwestionować koszty, jeśli proporcja jest zawyżona, nie odpowiada faktycznemu wykorzystaniu lokalu albo brakuje dokumentów potwierdzających związek wydatków z działalnością. Dlatego warto zachować umowę najmu, zgodę właściciela, rachunki oraz własne wyliczenie proporcji wykorzystywanej do rozliczeń.

To ważne!

Jakie usługi można świadczyć w wynajmowanym mieszkaniu?

Działalności, które co do zasady nie wymagają zmiany sposobu użytkowania lokalu, to praca zdalna, usługi online, doradztwo, projektowanie graficzne czy działalność konsultingowa – wszystko, co nie zmienia charakteru lokalu i nie generuje ruchu klientów.

Osobna kwestia to regulamin wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni. Nawet jeśli właściciel wyrazi zgodę, działalność nie powinna naruszać porządku domowego, praw innych mieszkańców ani zasad korzystania z części wspólnych.

Pamiętaj, by przed wpisaniem adresu mieszkania do CEIDG uporządkować kwestie formalne, podatkowe i organizacyjne.

Julia Cichocka

SEO & Content Specialist

Julia Cichocka

Redaktorka, copywriterka, specjalistka ds. contentu. Specjalizuje się w tworzeniu treści o tematyce nieruchomości, zdrowego stylu życia i branży HR. Obecnie związana…