Zbliżający się koniec umowy to dobry moment, aby właściciel i najemca ustalili, czy chcą kontynuować współpracę i na jakich zasadach. Warto zrobić to odpowiednio wcześnie, zwłaszcza jeśli przy przedłużeniu ma zmienić się czynsz, okres najmu albo inne warunki umowy. Ustalenia najlepiej potwierdzić na piśmie, aby obie strony dokładnie wiedziały, jakie zasady będą obowiązywać w kolejnym okresie. 

Kiedy rozpoczęć rozmowy o kontynuacji umowy?

Nie ma jednego ustawowego terminu, w którym trzeba rozpocząć rozmowy o przedłużeniu najmu. W praktyce warto zrobić to kilka tygodni przed końcem umowy na czas określony. Daje to obu stronom czas na uzgodnienie czynszu i pozostałych warunków, a w razie braku porozumienia – na znalezienie innego mieszkania lub nowego najemcy. Przy umowie na czas nieokreślony rozmowa o „przedłużeniu” nie jest potrzebna, ponieważ umowa trwa do czasu jej rozwiązania zgodnie z zasadami wypowiedzenia. 

Przedłużenie umowy najmu – aneks czy nowa umowa?

Wiele osób decydujących się na kontynuowanie najmu stoi przed wyborem formy dokumentu. Czy można przedłużyć umowę najmu aneksem? Jak najbardziej. Jest to najprostsze i najczęściej stosowane rozwiązanie. 

Aneks do umowy najmu: pozwala zmienić wybrane postanowienia istniejącej umowy, np. datę zakończenia najmu, wysokość czynszu czy zasady rozliczania opłat. Pozostałe zapisy pozostają w mocy. 
Nowa umowa najmu: może być wygodniejsza, gdy strony chcą zmienić wiele postanowień jednocześnie albo zmieniają się istotne elementy najmu, np. strony umowy. Jest też właściwym rozwiązaniem, gdy strony chcą od nowa uregulować cały stosunek najmu. 

W praktyce przy prostym przedłużeniu umowy na kolejny okres aneks jest zwykle wystarczający. Ważne, aby został podpisany przed upływem dotychczasowego terminu. 

Czy przedłużenie najmu musi mieć formę pisemną?

Przy zwykłym najmie forma przedłużenia zależy od rodzaju umowy i okresu, na jaki ma obowiązywać. Jeżeli najem nieruchomości lub pomieszczenia jest zawierany na czas dłuższy niż rok, Kodeks cywilny wymaga formy pisemnej. 

Szczególne zasady dotyczą najmu okazjonalnego. Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 

Przedłużenie umowy najmu na czas określony i nieokreślony

Jeśli umowa została zawarta na czas określony, strony mogą przedłużyć ją na kolejny okres, np. na rok, podpisując aneks albo zawierając nową umowę. W dokumencie trzeba jasno wskazać nową datę zakończenia najmu. 

Możliwe jest również ustalenie, że po upływie obecnego terminu najem będzie trwał przez czas nieokreślony. Wtedy nie wskazuje się kolejnej daty końcowej, a umowa może zostać zakończona zgodnie z zasadami wypowiedzenia wynikającymi z umowy i przepisów prawa. 

Milczące przedłużenie najmu mieszkania – czy umowa przedłuża się automatycznie?

Kodeks cywilny przewiduje mechanizm automatycznego odnowienia relacji prawnej, tzw. milczące przedłużenie najmu. Zgodnie z art. 674 KC, jeżeli po upływie terminu najemca nadal korzysta z lokalu za zgodą wynajmującego, w razie wątpliwości przyjmuje się, że najem został przedłużony na czas nieokreślony. 

Nie warto jednak pozostawiać tak ważnej kwestii domysłom. Jeśli strony chcą kontynuować najem, bezpieczniej jest jasno ustalić nowe warunki i potwierdzić je na piśmie. Dzięki temu nie będzie wątpliwości co do terminu najmu, wysokości czynszu ani pozostałych postanowień umowy. 

Co powinien zawierać aneks przedłużający najem?

Prawidłowo przygotowany aneks do umowy najmu powinien jednoznacznie wskazywać umowę, którą zmienia, oraz dokładnie opisywać nowe ustalenia. Wzór aneksu przedłużenia umowy najmu powinien zawierać: 

miejsce i datę sporządzenia; 
dane wynajmującego i najemcy; 
datę zawarcia i adres dotyczący pierwotnej umowy; 
nowy termin zakończenia najmu; 
nową wysokość czynszu, jeśli ulega zmianie; 
zmienione zasady rozliczania opłat, jeśli strony je ustalają; 
zapis, że pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian; 
czytelne podpisy obu stron. 

Każda ze stron powinna otrzymać podpisany egzemplarz aneksu. 

Co powinno znaleźć się w aneksie przedłużającym najem mieszkania?

Zmiana czynszu, kaucja i protokół przy przedłużeniu najmu

Czy przy przedłużeniu umowy można zmienić czynsz? Tak. Jeżeli strony negocjują dalszy najem, mogą uzgodnić nową wysokość czynszu i wpisać ją do aneksu albo nowej umowy. Wynajmujący może zaproponować podwyżkę, a najemca może ją zaakceptować, negocjować albo zdecydować się na zakończenie najmu. 

Trzeba jednak odróżnić uzgodnienie nowej stawki przy zawieraniu kolejnego porozumienia od jednostronnej podwyżki czynszu w trakcie trwania umowy. Ta druga sytuacja podlega odrębnym zasadom określonym m.in. w ustawie o ochronie praw lokatorów. 

W kwestii finansów i odbioru lokalu obowiązują jasne zasady: 

Kaucja: Przy przedłużeniu tej samej umowy aneksem dotychczasowa kaucja nadal zabezpiecza najem, jeśli strony nie ustalą inaczej. Nie ma potrzeby ponownego wpłacania jej tylko dlatego, że zmieniła się data zakończenia umowy. Jeżeli jednak strony podpisują nową umowę, warto wyraźnie zapisać, czy dotychczasowa kaucja pozostaje zabezpieczeniem nowego najmu, czy zostanie rozliczona i wpłacona ponownie. 
Protokół zdawczo-odbiorczy: Nie ma potrzeby sporządzania nowego protokołu tylko dlatego, że strony przedłużają najem, a najemca nadal mieszka w lokalu. Warto jednak sporządzić krótką aktualizację, jeśli zmienił się stan mieszkania, wyposażenie, albo strony chcą udokumentować istniejące uszkodzenia. Przydaje się to zwłaszcza wtedy, gdy najem ma trwać przez kolejny rok lub dłużej. 

Przedłużenie umowy najmu okazjonalnego – szczególne zasady

Przedłużenie umowy najmu okazjonalnego wymaga większej uwagi niż zwykłego najmu. Taka umowa zawsze jest zawierana na czas określony, maksymalnie na 10 lat. Jeśli strony chcą kontynuować najem, powinny ustalić kolejny okres obowiązywania umowy i sprawdzić, czy aktualne pozostają dokumenty wymagane przy najmie okazjonalnym, m.in. notarialne oświadczenie najemcy i wskazanie lokalu, do którego może się przeprowadzić. 

Dlatego przy dłuższym przedłużeniu bezpieczniejszym rozwiązaniem może być zawarcie nowej umowy najmu okazjonalnego wraz z aktualnymi dokumentami. Nie należy natomiast zakładać, że sama zmiana daty w aneksie automatycznie zachowa wszystkie zabezpieczenia. 

Właściciel musi również pamiętać o zgłoszeniu zawarcia umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Przepisy nie przewidują osobnego 14-dniowego terminu na zgłoszenie samego aneksu przedłużającego umowę. 

Przedłużenie umowy najmu – aneks czy nowa umowa?

Jeśli strony chcą zachować dotychczasowe zasady i zmienić tylko termin najmu, zwykle wystarczy aneks. To wygodne rozwiązanie także wtedy, gdy zmienia się tylko czynsz lub pojedyncze postanowienia umowy. Nowa umowa może być lepszym rozwiązaniem, gdy zmian jest dużo, zmieniają się strony albo najem ma od początku zostać uregulowany na nowych zasadach. Przy najmie okazjonalnym warto dodatkowo zweryfikować wszystkie dokumenty zabezpieczające najem – samo przedłużenie terminu aneksem może pozostawić wątpliwości co do skuteczności niektórych zabezpieczeń. 

Julia Cichocka

SEO & Content Specialist

Julia Cichocka

Redaktorka, copywriterka, specjalistka ds. contentu. Specjalizuje się w tworzeniu treści o tematyce nieruchomości, zdrowego stylu życia i branży HR. Obecnie związana…